Tapahtumantekijän muistilista

Tapahtuman suunnittelu

Tapahtuman tuotanto on varsin monitahtoinen työ ja sisältää valtavasti pieniä osa-alueita, joista ei oikeastaan yhtäkään voi jättää pois. Yhden asian poisjättäminen voi loppumetreillä kostautua isona menetyksenä, siksi suosittelemme kirjaamaan ylös seuraavat suunnittelun alkuvaiheessa tarvittavat toimenpiteet ja päätökset:.

 

  • Tapahtuman organisaatio / päävastuut
  • Tapahtuman tarkoitus ja tavoitteet
  • Kenelle tapahtuma tehdään / kohderyhmä
  • Budjetti ja rahoitus
  • Toimintasuunnitelma ja aikataulut
  • Paikan valinta
  • Teeman / tyylilajin ideointi
  • Sisällön ja ohjelman suunnittelu
  • Sponsorointi / Yhteistyökumppanit / sopimukset
  • Tapahtumatuotannon sopimukset valot/ääni/esiintyjät/somistus
  • Matkojen varaukset
  • Tarjoilun suunnittelu /varaukset
  • Lupa-asiat / Poliisi / SPR yms
Markkinointi

Tapahtuman markkinointi kannattaa suunnitella hyvissä ajoin ja samalla miettiä visuaalista ilmettä kuin siihen liittyvää kohdennettua markkinointiviestiä. Jos yrityksellänne ei ole mahdollisuutta käyttää mainostoimistoa tai vastaavaa, Crepperie tarjoaa graafisia suunnittelupalveluita osana tapahtuman rakentamista.

 

  • Tiedottaminen ja markkinointi
  • E-mail kutsupohjat / tiiserit / tapahtuman webbisivut
  • Kutsujen suunnittelu
  • Tapahtuman omat web-sivut
  • Muistutusmarkkinointi
  • Nimilaput, tarrat yms painotuotteet
Ennen varsinaista tapahtumaa

Ennen varsinaista H-hetkeä on miljoona kiireellistä ja tärkeää tehtävää, jotka huonosti hoidettuna voivat aiheuttaa täyden kaaoksen. Vain hyvällä ja huolellisella suunnittelulla tapahtumasta tulee onnistunut!  Voit tehdä kaiken itse tai delegoida sen meille!
Alla lista mm. erilaisista luvista, jotka pitää olla kunnossa ja voimassa ennen tilaisuuden alkua.

  • Erilaiset Lupa-asiat

Poliisin lupa
Maankäyttölupa
Anniskelulupa
Tupakkalaki
Järjestyslaki
Rakennusturvallisuus
Palo- ja pelastustoimet
Ensiapu
Järjestyksenvalvonta ja vartiointi

Tehtävälista kasvaa sitä hurjemmaksi mitä lähemmäksi itse tapahtumaa tullaan.

 

  • Henkilökunta / Isännät / vastuuhenkilöt
  • Ohjeistukset henkilökunnalle
  • Osallistujalista
  • Esitteet, nimilaput yms
  • Rekvisiitta
  • Ääni ja valaistus
  • Muu tekniikka
  • Opasteet
  • Tapahtuman turvallisuus
  • Tapahtumakävijän huomiointi
  • Jätehuolto
  • Tapahtuman ympäristö
  • WC-tilat
  • Liputustietoutta
  • Alihankkijat, sponsorit ja muut toimijat
  • Elintarvikkeiden myynti
  • Rakenteet, kalusteet ja somistus
  • Kuljetus- ja liikennepalvelut
  • Sähkö
  • Viralliset ilmoitukset
  • Tekijänoikeuskorvaukset
  • Verotus
Tapahtuman jälkimainingit

Kun pitkään jatkunut positiivinen stressi ja hyvin sujunut tapahtuma on onnellisesti ohi, on tapahtumantekijöillä useasti ”takki tyhjänä”. Silti työ jatkuu vielä ja listalla on paljon tehtäviä asioita. Jokainen tapahtuma on erilainen ja jokaisesta tapahtumasta oppii. Siksi kaikkien osapuolten yhteinen arviointitilaisuus ja palautteiden käsittely on ensiarvoisen tärkeä seuraavaa tapahtumaa silmällä pitäen.

 

  • Tapahtuman purkaminen
  • Kiitokset esiintyjille ja muille osallisille
  • Palautekysely kävijöille ja sponsoreille / raportit / tilastot /seuranta/
  • Arviointitilaisuus ja johtopäätökset
  • Talkooväen ja yhteistyökumppaneiden muistaminen
  • Seuraavan tilaisuuden ennakkomarkkinointi